Elektronsko upravljanje z dokumenti

Elektronsko upravljanje z dokumenti podjetjem dokazano pomaga zmanjšati kaos, vpliva na višjo produktivnost zaposlenih, na učinkovitejše komuniciranje in procesiranje informacij, lažjo izmenjavo dokumentov, povišano uspešnost podjetja in še bi lahko naštevali… Prav tako se pri obdelovanju dokumentov zmanjša možnost napak, shranjevanje dokumentov postane bolj varno, občutno se zmanjša prostor, potreben za odlaganje dokumentov. Poleg tega se ob implementaciji elektronskega poslovanja z dokumenti občutno olajša delo pisarniških delavcev – v povprečju slednji namreč porabijo kar polovico dnevnega delovnega časa za upravljanje z dokumenti, od tega 7% svojega časa za iskanje dokumentov. Zadnji podatek niti ni presenetljiv, saj je v organizaciji povprečno založenih 3% dokumentov, od tega jih je kar 7,5% izgubljenih za vedno.

Elektronsko upravljanje z dokumenti omogoča shranjevanje, iskanje, sledenje in urejanje digitaliziranih dokumentov. Proces se začne s pretvorbo papirnatih dokumentov v digitalizirane slike. Po procesiranju z OCR tehnologijo dokument postane aktivna vsebina - slike se nato zlahka organizirajo in hitro iščejo, indeksirajo in arhivirajo. Ko se podobe shranijo, predloge ali elektronske indeksne kartice lahko povezujejo informacije (o avtorjih, referenčnih številkah, datumom kreiranja, ključne informacije) z dokumentom. Dokumente se lahko še naprej ogleduje, tiska, deli in shranjuje. Od pravic, ki jih je posamezni uporabnik dobil s strani administratorja, pa je odvisno, katere dokumente lahko bere in katere aktivnosti izvaja na njih.

Elektronske aplikacije prav tako omogočajo bolj učinkovito distribucijo in nadzor nad podatki. Na ta način poenostavijo poslovne prakse in omogočajo hitrejše poslovne procese, saj dovoljujejo takojšen dostop do dokumentov, več sodelovanja znotraj oddelkov podjetja in višajo stopnjo zaščite. Z uporabo elektronskega sistema za upravljanje z dokumenti je tako mogoče hitrejše iskanje med množico dokumentov, deljenje informacij na varen način, pošiljanje dokumentov po e-pošti ali faksu, dostopanje do informacij kjer koli preko e-povezave, shranjevanje dokumentov na prenosne medije (CD, DVD, USB ključ) ..., izdelovanje varnostnih kopij za primere izgube podatkov.

Raziskave so pokazale, da opažajo podjetja po vzpostavitvi sistema za elektronsko upravljanje z dokumenti naslednje ugodnosti:
  • • 50–90 % zmanjšanje časa potrebnega za ustvarjanje in poustvarjanje dokumentov,
  • • 20–30 % zvišanje produktivnosti,
  • • 20–40 % izboljšanje časa toka dokumenta,
  • • 30–50 % prihranka prostora na delovnih površinah
  • • 30–50 % zvišanja zadovoljstva strank.

V okolju, kjer je naraščajoča produktivnost, učinkovitost in dobičkonosnost ključnega pomena za dolgoročni uspeh podjetja, je elektronski sistem za upravljanje z dokumenti ključnega pomena. Je rešitev, s katero se zmanjšajo stroški in prostor za shranjevanje, zaposleni pa lahko svoj čas namenijo pomembnejšim zadevam. Rešitve za upravljanje z dokumenti lahko učinkovito doprinesejo k boljšemu poslovanju tako manjšim kot večjim podjetjem – ključno je, da podjetje pravilno izbere ponudnika storitev, ki najbolje rešujejo njihov problem.